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领导出差不在,让你亲自去给单位开一个上半年度单位总结的会议,怎么安排?
【点拨】
接到任务时,我会与领导沟通好有哪些重要工作和环节,同时请领导推荐有经验的老同事能够帮我出谋划策,毕竟作为已经没有经验的新人,主持这样一项大型活动,我必须要料想周全,组织周密才能确保万无一失。
第一,根据会议规模确定会议的时间、地点、会议议程、参加人员,参加人员又包括出席者和工作人员,如果有所属的外地单位参加,还要安排食宿,并做一个经费预算,把这些安排向领导汇报,领导审核同意后,发出会议通知;
第二,召开工作小组会议,进行人员分工,分为会议接待、后勤保障、会议报道等小组,同时落实会议的报告人、发言人、主持人、记录员等,然后积极开展会前各项准备工作。如会场的布置,文具用品、饮用水等的购买,会场所需音响电教设备的调试等。
第三,会议开始。认真做好会议记录和会场秩序的维持。年终总结大会一般要安排先进集体和个人的表彰,安排领导给获奖单位个个人颁奖;同时领导讲话时要有人拍照;
第四,会议结束后督促会议人员做好各项物资归位、经费结算等扫尾工作。将会议开展情况和会上交流的经验进行总结,形成汇报材料向领导汇报。同时,安排单位通讯员对会议进行报道。
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